长医办字〔2008〕15号
第一章 总则
第一条 为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和公文处理工作效率,现根据《中国共产党机关公文处理条例》(中办发〔1996〕14号)和《国家行政机关公文处理办法》(国办发〔2001〕23号),结合学院实际,制定本条例。
第二条 公文(包括电报,下同)是我院机关部门在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。各级机关负责人、办事机构和公文处理人员,必须重视和认真做好公文处理工作,使之更好地为学院的改革和发展服务。
第三条 公文处理的主要任务是:公文的起草、校核、签发和印制;公文的办理和传递;公文的管理;公文的立卷与归档;公文保密等。
第四条 各级领导和办文人员要增强公文意识,树立高度责任感,严格办文程序和制度,层层把关,层层负责,发扬深入实际、调查研究、实事求是的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,努力提高公文处理工作的质量和效率。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精确、高效的原则,做到及时、准确、安全;严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保各类秘密文件的安全。
第六条 我院董事长办公室、学院办公室、党委办公室合署办公,简称院办。院办是公文处理的管理机构,主管本院公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。各职能部门都应有一位部门负责人分管公文处理工作,并设专人(或兼职人员)具体管理本系、本部门日常公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条 根据我院实际需要,我院公文的主要种类有:
(一)决定 用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级部门不适当的决定事项。
(二)通知 用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项,任免人员。
(三)通报 用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
(四)报告 用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(五)请示 用于向上级机关请求指示或批准。
(六)批复 用于答复下级机关的请示事项。
(七)意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(九)函 用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十)会议纪要 用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。
第九条 公文文头一般包括文件名称、发文字号、秘密等级、秘密文件份数序号、签发人、紧急程度等内容。
(一)文件名称 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字,用醒目、整齐、庄重字体套红印刷,置于文头上部,发文字号之上,居中。两个以上机关联合行文,主办机关应排列在前。学院二级机关发文只能使用印有“长沙医学院”(套红)名称的信笺纸,不得使用公文纸行文。
(二)发文字号 包括机关代字、年份、顺序号,置于文件名称之下、横线之上、居中。如标注签发人,发文字号可居左与签发人位置对应。几个机关联合行文,只标注主办机关发文字号。
根据我院的实际情况,我院公文发文字号统一编为以下六种:
1.董字号 凡由董事会发送的文件统一编为董字号,如“长医董〔2008〕1号”,盖“长沙医学院董事会”印章。
2.党字号 凡属党内发送的文件统一编为党字号,如“长医党〔2008〕1号”,盖“中共长沙医学院委员会”印章。
3.长医字 凡以学校名义向上级机关报送的文件统一编为长医字号。如“长医〔2008〕1号”,盖“长沙医学院”印章。
4.教字号 凡与教育教学相关的文件(主要发文单位为教务处、学生处、招生就业处等部门),由各部门起草文稿,经主管部门审核签字后将公文文稿递交院办,经院办审核后统一编为教字号。如“长医教〔2008〕1号”,盖“长沙医学院”印章。
5.研字号 凡与科研相关的文件,由科研处起草文稿,经主管部门审核签字后将公文文稿递交院办,经院办审核后统一编为研字号。如“长医研〔2008〕1号”,盖“长沙医学院”印章。
6.行字号 除以上文件之外的校内其他文件,由各部门起草文稿,经主管部门审核签字后将公文文稿递交院办,经院办审核后统一编为行字号。如“长医行〔2008〕1号”,盖“长沙医学院”印章。
7.我院公文统一由院办编号、管理。
(三)秘密等级和秘密文件份数序号 秘密文件应分别准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”,标于眉首左上角,秘密文件份数序号之下。我院公文所定密级按长沙医学院有关保密规定执行。秘密文件份数序号置于眉首左上角。
(四)界栏线 指文头与正文之间的分隔线,党内文件红线中间断开一五角星,行政文件用一条红线。
(五)签发人 向上级机关报送的文件,要由主要负责人签发。主要负责人外出时,经其授权由主持工作的负责人签发。签发人姓名置于发文字号的同行右端。
(六)缓急时限 对公文送达和办理的时间限度。紧急文件应当分别标明“急件”、“特急”两种,标于眉首左上角,列密级之上。
第十条 公文正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、发文机关、发文日期、印章等。
(一)标题 置于文头之下、主送机关之上、居中。标题一般应当标明发文机关名称、事由、公文种类,要准确、简要地概括公文的主要内容,标题中除法规、规章名称和书名外,一般不用标点符号。
(二)主送机关 是指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文,可主送几个以上单位;向上请示,一般只写一个主送单位,不宜多头主送,以免责任不明。如需同时送其他单位,可用抄送形式。
(三)内容 是公文的主体,要求情况确实,观点明确,条理清楚,层次分明,文字简炼、得体。公文如有附注(需要说明的其他事项)应当加括号标注。
(四)附件 正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文机关之前,注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起,并在正文之后。
(五)发文机关 又称落款。落款应当用全称或规范化简称,置于正文内容末尾的右下方。几个机关联合发文,应将主办机关排列在前。
(六)发文日期
1.发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期;联合行文,署最后签发机关领导人签发日期;法规性公文,署批准日期。
2.行政公文落款之后的成文日期,要以汉字写。例如二00八年十月一日,不应写成2008年10月1日,更不应缩略成2008.10.1。党内公文的成文日期,写法参照“国家主管部门的规定”,用阿拉伯数字。例如2008年10月1日,不应写成二00八年十月一日。董事会公文与行政公文一样。
3.董事会、党内文件和行政公文联合发文,成文日期用汉字。党政机关联合发文,成文日期用党内公文的写法,即用阿拉伯数字。
4.会议通过的文件(包括决定等不标明主送机关的公文)发文日期加小括号置于标题下、正文之前、居中。
5.其他文件发文日期置于发文机关署名的右下方。
(七)印章 除会议纪要外,应当加盖发文机关印章。印章盖在年月日的中上方,上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内容脱离的空页上,要在该空页的左上方标“(此页无正文)”。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。
第十一条 公文文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数。公文为函件时,文尾只包括主题词、抄送栏、份数等,且不注印发机关和印发日期;会议纪要用“分送”。
(一)主题词 反映文件主题内容的规范化名词或名词词组,置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。主题词按《国务院公文主题词表》规定标引。函、会议纪要等的主题词不用横线与抄送、分送栏隔开。
(二)抄送机关 除主送机关外,其他需要执行和知晓公文的机关单位。送往上级机关的为“抄报”,送往同级机关或不相隶属机关的为“抄送”。抄送、抄报栏设在文尾主题词之下。
(三)印发机关、印发日期和印刷份数 印发机关是指印发公文机关的办公部门(我院即院办文印室);印发日期是印发机关印刷公文的起印日期,一般印成“×年×月×日印发”;印刷份数是文件印刷的总数,一般是根据发放范围、归档份数、发文机关留用等方面的需要来确定,印成“共印×××份”。印发机关、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。印发机关和印发日期在同一行左右两侧顶端,中间隔一定距离。印刷份数置于抄送栏下横线右下侧、印发日期的下方。
第十二条 公文排版格式 公文文字从左至右横排,左侧装订,公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。公文首页为印有眉头的公文纸。公文发文机关标识用小于 10 号的小标宋体,具体字号以醒目美观为原则酌定。标题用 2 号小标宋体。秘密等级和保密期限、紧急程度及主题词 3 字用 3 号黑体。批语、签发人(会签人)姓名用 3 号楷体。主题词词目用 3 号小标宋体。签发人(会签人) 3 字、发文字号及主送机关、正文、成文时间、附件说明、附注、抄送(抄报)机关以及印发(翻印)机关、日期、份数和翻印范围等均用 3 号仿宋体。(部门、单位行文参考以上字体、字号)。
第四章 行文规则
第十三条 行文应注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十五条 向上级、领导请示问题,应做到一文一事,
报告中不得夹请示事项。
第十六条 请示应当一文一事,一般只写一个主送单位,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。
第十七条 对平级的、没有领导或指导性关系的单位,不能发决定等指示性公文。
第十八条 凡涉及其他部门或单位的问题,主办机关应当主动与有关部门或单位协商、会签。上报的公文,如有关方面意见不一致,应当如实反映。
第十九条 除领导直接交办的事项外,不得直接向领导者个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。擅自行文,上级机关有权责令纠正或撤销。
第二十一条 学院行政发文使用印有“长沙医学院”红头的文件纸。凡以中共长沙医学院委员会名义发文的均用《中共长沙医学院委员会文件》格式印发;学校文件统一用 A4 纸张格式。
第二十二条 各处(室)、系(部)、职业技术学院向学院报送批件,一律使用长沙医学院请批件。
第五章 公文办理
第二十三条 公文办理是机关领导人、秘书部门和其他职能部门的一项经常性的重要工作。它对于实现机关职能、加强机关建设、提高机关工作效率有着极大的关系。
公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。
第二十四条 收文办理由收文登记、阅批、承办、传递、催办等环节组成。
(一)收文登记
对收进的外来文件、电报,由院办统一进行签收、拆封、登记。
院领导亲收件,交本人拆封。亲收人如认为需要学校存查或处理的,可以院办按收文登记办理。
(二)阅批
收文登记后,一般公文由院办负责人阅签提出拟办意见,转有关职能部门承办。重要公文由院办负责人阅签,呈送院领导阅批后,由院办转有关职能部门承办或组织传阅。急件应即时阅批。
上级机关发来的密码电报,根据院领导阅批的范围,由院办通知有关部门领导来办公室阅看。
(三)承办
承办单位应按公文要求,根据领导批示的意见或拟办的意见认真、负责、迅速的办理,将办理结果记入文件传阅单。
批办的公文涉及两个单位以上,交主办单位阅办,由主办单位负责会同有关部门处理,主办单位应及时将公文给有关单位送阅,并限期收回,负责存文归档。
批办的公文有规定期限的,必须按规定期限办理完毕,无规定期限的一般应在一周内办理完毕,如有困难不能依限办理完毕时,应先向院办报告,说明理由,提出预计完成日期,送主管院领导审批。
一般参阅性文件,各单位从收到文件之日起,必须在 3 天内阅毕,送交院办。
(四)传递
各单位传送文件应由专人负责,文件传送必须在送件簿上登记,凭送件簿分送收件单位,收件单位收件后应在送件簿上签收。
(五)催办
各级文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况,对办理的公文要负责检查催办,承办的公文办理完毕后,立即报告院办,防止漏办或延误。
院办对各单位公文处理情况有催办、督促和检查的责任。
第二十五条 发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、用印、发送等环节组成。
(一)拟稿
以董事会、院党委或院行政名义发出的综合性报告、全院性工作规划、工作计划和工作总结等,由院办拟稿或组织有关部门共同拟稿。
学校报上级领导机关的重要公文,学校领导要亲自口授主要精神,由院办拟稿。
凡是各部门需要以学校党政名义行文或以学校党政名义批转本部门文件时,由各部门拟稿,经主管负责人审核签字后交院办审核、行文。
拟稿时注意事项:
1.主题突出,观点鲜明,条理清晰,文字精炼,讲究语法修辞,正确使用标点符号。
2.用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文准确无误。使用简称,应先用全称在括号内注明“以下简称××”。简称应规范化。时间应写具体的年月日,不要把“ 20 ××年”简写成“××年”一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。不写不规范的字。
3.引用上级指示,使用人名、地名、数字和有关材料,要核对准确,时间、出处要写具体、清楚。
4.文内数字和计量单位的用法要符合国家主管部门的规定。公文中的数字,除成文日期(行政公文)、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
5.结构层次序数,第一层用“一、”,第二层用“(二)”,第三层用“1”,第四层用“(1)”。
6.起草公文,须一律使用规定的文稿纸,书写一律用钢笔或毛笔(审改、签批公文亦同样要求)。
7.所拟公文,如系上级机关或有关单位来文要求办理的事项,应将来文附后,以便审核。
(二)核稿
核稿时,要对公文草稿的内容、文字、格式和行文规范等方面进行审核和检查,发现问题及时纠正。
1.公文草拟后送有关负责同志审核。
2.各部门以院党政名义发出的公文,应先经部门负责人核阅签字,加盖本部门印章送院办复核后,再送院领导签发。紧急公文在送审时应提出办理时限,确因时间紧迫,可以直接送院领导本人。
3.主办部门或系领导要认真审查,严格把关。审查的重点是:
(1)是否需要行文,以什么名义行文。
(2)内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令,是否符合学院或部门、本单位的情况,同上级和学院以前的规定有无矛盾。
(3)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
(4)涉及其他部门或单位的问题是否经过协商取得一致。
(5)公文格式、结构是否符合规定,主抄送单位、密级是否恰当,文字表达是否准确、简炼等。
对不符合要求的文稿应提出意见,退回修改,或与拟稿人共同修改。
(三)签发
1.院领导或各单位负责人对送审公文稿,审阅同意后须在文件上签署意见。
2.属于全面的、重要的方针、政策性问题,应以院党政名义发文。以院党政名义发出的文件,都应由院主管领导签发。属于正常工作性质的例行公文,院办可以根据授权签发。
3.签发时应署全名,并注明年、月、日,受委托签发的要注明“代签”二字。
(四)编号、登记
院办要根据主办公文的部门与公文种类,按照规定编排、编号。具体事项遵照本条例的第九条第(二)款实施。
(五)缮印、校对
1.凡以院党政名义发出的公文文稿,经签发、编号、登记后送院办文印中心缮印。
2.以各单位名义发文,经院办编号、登记后,自行负责与文印中心联系打印。
3.公文文稿校对由拟稿人或拟稿单位负责。校对要严肃认真,一丝不苟,重要公文要做到二校三校。校对完毕,校对人签字后,方可缮印。
(六)用印、发送
缮印并校对完毕后应在文件未页加盖单位印章。最后,由公文拟稿单位负责,按公文要求投送公文主送、抄报(送)单位。
(七)归档
公文发送后,承办人单位负责将缮印好公文一式二份与文稿、文稿附件和领导批示,及时收齐归档。
第六章 附则
第二十六条 本条例适用于长沙医学院各级党政机关。
第二十七条 本院以往发布的有关公文处理的规定,凡与本条例不一致的,以本条例为准。
第二十八条 本条例由学院授权院办负责解释。
第二十九条 本条例自2009年1月1日起开始执行。
二○○八年十二月十一日