各处(室)、院(系、部、所),附属第一医院,衡阳校区:
为使学校公章管理进一步规范化,规范用印行为,提高服务质量和办事效率,根据上级有关规定,结合我校实际,对学校公章的使用作出明确规定,现通知如下:
长医办〔2016〕3号
1、公章的使用要严格范围和程序。严禁滥用公章发文、发函、出具凭证。以学校名义发出各种公文、公函、重要申请必须填写《长沙医学院发文审批单》,各类证明材料则必须填写《公章使用审批单》,并经各部门负责人和主管院领导审批签字后,方可加盖公章,盖章后经办人必需在《公章使用登记表》中认真登记。所有申报材料需将纸质版或电子档交至院办504室周毅萍老师处存档备查。
2、涉及学校各类工作的合同、协议书等,必须由经办人签字,部门负责人审核、相关部门负责人审核、主管院领导批准,经院长签批同意后方可盖章。
3、对内、对外发放的各种证件、证明需加盖学校公章时,须由颁发证件、证明的部门负责人审核并报主管领导审批后,方可盖章。
4、属于常规性工作,成批办理的证书、证件等,需盖学校公章的,由主管部门指定专人负责办理。每次盖章须凭列有需办证人员名单、事由、部门负责人签名以及主管院领导签字同意的请批件,到院办公室登记并盖章。
5、学生如需学校出具在读证明、学历证明、毕业证明等有关证明时,应经辅导员、所在院系以及学生工作处或教务处审核并出具相关证明后,方可盖章。教师需学校出具收入证明等相关证明时,应经人事处等相关部门审核并出具证明后,方可盖章。除此之外的其它证明、申请等均由各部门出具证明并填写《公章使用登记表》后,方可盖章。
6、原则上不允许开具空白介绍信,如因工作需要须开具介绍持空白介绍信外出联系工作的,须填写好介绍信底单并经主管领导批准后到办公室领取,未使用者必须交回院办。
长沙医学院办公室
2016年4月7日