第一条 为进一步加强学生档案管理,实现档案管理的制度化、规范化、科学化,提高档案管理水平,维护档案的真实性、严肃性,完善学校学生档案管理服务体系,有效地建立、保护和利用档案,充分发挥档案在学生管理中的作用,保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规,结合学校实际,制订本办法。
第二条 学生档案是学生在校期间形成的,反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
学生档案管理工作,是贯彻执行党的教育方针,为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。
第三条 本办法适用于我校全日制各专业层次在校大学生。
第二章档案管理机构、原则及其职责
第四条 全日制在校大学生档案由学生档案室负责集中统一管理。
第五条 学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则,实行归口负责和集中管理相结合。
第六条 学生档案室管理职责:
(一)接收、鉴别和整理学生档案材料;
(二)办理学生档案的查阅、借阅;
(三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生情况;
(四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;
(五)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;
(六)办理其它有关学生档案事项。
第七条 院系及相关职能部门的职责:
(一)学生处、各院系要及时向学务部提交新生数据,以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存;
(二)各院系及各相关职能部门按照要求以班级为单位做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。
第三章 档案的保管与保护
第八条 根据安全保密、便于查找的原则要求,对于学生档案应严密、科学地保管,严防档案的毁损、失散和泄密。
第九条 做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作
(一)学生档案要用铁皮档案柜存放,要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。 上述安全设施定期检查。
(二)保持档案室的清洁和室内适宜的温、湿度(温度要控制在摄氏14度-24度,相对湿度45-65%)。
第十条 学生档案管理实行登记审批制度、统计制度和定期核对制度。
(一)学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批。
(二)学生档案室对学生档案进行详细统计分析工作
(三)每学年新生入学一月后对档案行进详细核对,及时发现解决问题。
第四章 归档材料范围及要求
第十一条 归档材料分类及内容
(一)招生材料:招生录取材料(包括高中学籍材料,如高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表等);
(二)学习材料:各院系和相关职能部门提供的学生入校体检表、学年鉴定表、毕业生登记表、实习鉴定表、成绩单、毕业生就业报到证等各类材料;
(三)处分材料:学生处、教务处提供的学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等形成的各类处分材料;
(四)可供组织参考的其他材料。
第十二条 档案材料的归档要求
(一)归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实;文字清楚、对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期。
(二)归档的材料,凡规定由组织审查盖章的,必须有组织盖章,规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)应有本人的签字,特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织注明。
(三)档案材料须用纸张为十六开型(长260毫米,宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)的公文用纸,填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。
(四)归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。
(五)归档材料必须注明学生姓名及学号,并按照学号的顺序先后排放。
(六)学生档案室对不符合归档要求的学生档案材料,有责任和权力对归档单位提出要求,予以改正后再归档。
(七)各类材料须经学生档案室审批登记后方可归档。
第五章 档案材料移交和档案的归档时间
第十三条 入学新生档案均以班级为单位在开学后一个月内收集齐全,编学号并形成《新生档案移交清单》(一式两份),按要求向学生档案室提交登记存档。
第十四条 学生校期间形成的各类学生档案材料,根据工作完成并已形成材料的情况,随时登记归档,,以保证档案材料的完整。
第六章 档案的利用
第十五条 查阅和借用档案,应遵守的规定和原则:
(一)各院系只能查阅本院系的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信,由部门负责人签字,并加盖所在单位公章经学生档案室审批同意方可查阅;外单位人员(用人单位或特殊情况)需要查阅学生档案的,须持本单位介绍信、学院介绍信和有关身份证明,经主管校领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时,档案管理员必须在场。
(二)查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容,确因工作需要利用档案材料取证的,须经主管校领导批准,方可复制拍摄。
(三)学生档案,一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时,须说明理由,经主管校领导批准,并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料,并签字确认。借出时间一般不得超过7天(含休息日);借出档案不得擅自转借他人。
(四)查借阅学生档案必须严格遵守保密制度,严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。
(五)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
(六)依据档案材料中所记载事实,向有关部门出具证明时,不得出具有评论性意见的文字。
(七)所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录,严格审核查阅、借用者资质及审批手续。
第七章 档案的转递
第十六条 学生毕业(结业、肄业)、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后,应当及时办理档案转递手续。
学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋,经严格密封后通过机要交通寄送、转递,必要时可派专人送取,不得以普通函件邮寄或交由本人自带。
第十七条 在校内跨专业、跨院系转学及专升本的学生,学籍管理部门应当在学生学籍变更后,及时将学生学籍变更通知书送达有关院系;有关院系在接到学生学籍变更通知书后,应及时来学生档案室重新编号整理存档。
第十八条 已落实就业单位的应届毕业生,离校时必须以班级为单位统一办理好档案转寄手续。
第十九条 档案转寄流程
(一)准备转寄档案资料
毕业生提前将转档材料(调档函、就业协议书或转档申请)其中之一交至本班转档负责人处,负责人将所收集的转档材料整理,根据材料中提供的信息,按要求逐个填写《XX届毕业生档案转调登记表》。
(二)上交转档材料
各班级转档负责人将收集好的转档材料和《转调登记表》(纸质稿和电子档各一份),在规定的时间内交到学生档案室审核,办理转档手续。注:转档材料与《转调登记表》中的信息必须一致。
(三)邮寄档案
学生档案室根据转档材料及《转调登记表》中提供的档案接收单位名称及详细地址,填写邮寄信封,在学生毕业之后通过机要交通方式将学生档案分批邮寄。
第二十条 未落实就业单位的毕业生档案办理
毕业离校时未落实工作单位的毕业生可以选取以下任一种方式办理自己的档案:
(一)申请学校保管两年
学生如有特殊情况也可以委托学校暂时保管。在毕业离校时必须填写《档案留校申请》一式三份,学校留档最长时间为毕业之日起两年之内,两年内必须及时带《调档函》、《毕业证》和《身份证》由本人或委托他人来学校办理转档手续,将档案转出。
(二)办理暂缓就业
需毕业后两年内保留应届毕业生身份的毕业生,可到学校就业指导中心签订相关协议办理暂缓就业,将档案托管至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心。
(三)档案转到户籍所在地市州、县市区就业指导服务机构及人才服务部门。便于以后急需档案时能快速调取档案。(具体流程参照十九条)
第八章 法律责任
第二十一条 档案管理员不准向无关人员谈论有关学生档案内容,严禁任何人私自保存他人档案,对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》的,视情节轻重,予以严肃处理直至追究相应法律责任。
第九章 附则
第二十二条 本办法适用于长沙医学院全日制学生,成人学生档案由成教处管理,可参照本办法执行。
第二十三条 本办法自发布之日起实施。
长沙医学院学生档案室