各院(系):
为适应“市场导向、政府调控、学校推荐、毕业生与用人单位双向选择”的毕业就业机制,进一步规范和加强择业期内未落实就业单位的毕业生或已就业学生档案管理和服务工作。根据长医学【2017】20号文件,结合今年各地接收应届毕业生档案的实际情况,现将2019届毕业生档案转调工作通知如下:
一、2019届毕业生档案转调方式
(一)已落实工作单位的毕业生:
(1)工作单位接收档案的,凭该单位人事部门开具的《调档函》或者《就业协议》将档案寄往工作单位的人事部门。
(2)工作单位不接收档案,单位委托当地人力资源服务中心托管的,凭委托地人力资源服务中心开具的《调档函》,将档案转到当地的人力资源服务中心。
(二)继续深造(考研)的毕业生:凭录取学校《调档函》将档案转到录取院校。
(三)暂时未就业的毕业生,凭《转档申请》将档案转回户籍所在地(以身份证为准)市教育局就业指导中心或市县人力资源服务中心。
(四)生源地为湖南或签订工作单位所在地为长沙市且为非公单位的应届毕业生,可微信扫码关注湖南人才市场有限公司公众号,凭微信注册截图将档案转至湖南省人才市场。
(五)办理暂缓就业的毕业生,可将档案转至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心。
(六)因特殊情况(如:继续考研)需将档案暂存学校的,学校可为其保管档案两年。为了方便就业、考学政审及时调取档案,一般不建议留校保管档案。
二、2019届毕业生档案转调流程
(一)明确档案转调工作负责人
各班辅导员确定两名工作认真负责,热心为同学服务的班干部负责本班档案转调工作,并加入毕业生档案负责人群(群号为:609719071),于2019年5月7日前以院系为单位(按附件3格式)将纸质表上报学生档案室。5月9日召集各班负责人开会(具体时间、地点群内通知)。
(二)办理档案转调手续所需材料:(以下材料任一种即可)
1、《调档函》 由就业单位人事部门或接受其档案的市县级人力资源服务中心开具。
2、《就业协议书》内页复印件 与用人单位签订的《就业协议书》,《就业协议书》中必须注明档案接收单位名称(加盖公章)、详细地址及联系电话。
3、《转档申请》 需将档案转回原籍的,按模板要求填写《转档申请》(见附件1)替代《调档函》。
4、《湖南人才市场档案注册截图》生源地为湖南或签订工作单位所在地为长沙市的应届毕业生可将档案转至湖南省人才市场。需在2019年5月31日之前完成网上注册(添加微信号HNRC96560关注湖南人才市场有限公司公众号→人事服务→档案注册→免费注册→注册成功),将《湖南人才市场档案注册截图》A4纸打印提交。
5、《暂缓就业协议》 毕业两年内需保留应届毕业生身份的毕业生,可到学校就业指导中心(办公楼103室)签订相关协议办理暂缓就业,将档案托管至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心,协议签订后交一份给班级负责人统一办理转档手续。毕业后档案由学校就业指导中心送至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心。
(三)档案转调办理程序
1、准备转调档案资料
毕业生提前将转档材料交至本班档案办理负责人处,负责人将所收集的转档材料整理,根据材料中提供的信息,按要求逐个填写《2019届毕业生档案转调登记表》,以下简称《转调登记表》(见附件4)。
2、上交转档材料
各班级转档负责人将收集好的转档材料和《转调登记表》(纸质稿和电子档各一份),在规定的时间内交到学生档案室(办公楼218室)审核,办理转档手续。注:转档材料与《转调登记表》中的信息必须一致。
3、邮寄档案
学生档案室根据转档材料及《转调登记表》中提供的档案接收单位名称及详细地址,填写机要信封,在学生毕业之后通过机要交通方式将学生档案分批转递。
(四)注意事项
1、为了确保档案邮寄的安全性,转档材料中提供的档案接收单位名称必须是该单位目前正确的全称,特别是提交《转档申请》要求档案回原籍的毕业生,一定要确保自己原户籍的真实性,以免对方拒收档案,造成档案丢失。
2、毕业生上交转档材料时,在转档材料右上方的空白处务必写清楚班级、姓名、档案编号(学号末三位)、本人联系方式和身份证号。各班上交的转档材料必须与《档案转调登记表》一一对应,按照序号从小到大排列。
3、留校工作的毕业生离校前不需将档案转出,只要在《档案转调登记表》备注栏中注明“留校工作”即可;考上研究生的毕业生个人持录取学校的《调档案》提前到学生档案室单独办理并登记。
4、14级本科定向班毕业生(农村订单定向免费培养医学本科毕业生),入学前已和委培定向单位签订相关协议,档案必须调往签订协议的卫计局,凭卫计局人事部门开具的《调档函》或与卫计局签订的《就业合同》调档。
5、如有特殊情况要委托学校暂时保管档案的毕业生(少数人)。在毕业离校时必须填写《档案留校申请》(见附件2)一式两份。班级负责人收集《档案留校申请》,盖好相关部门公章。在办理班级转档手续时一起审核登记,并在《档案转调登记表》相应名字的备注栏中填写“档案留校申请”字样。《档案留校申请》一份交学生档案室留存,另一份交由提交者本人。特别提醒:学校留档最长时间为毕业之日起两年,两年之内务必由本人或委托他人带《调档函》、《毕业证》、《身份证》来学校学生档案室218办理转档手续,将档案转出。
请各毕业班高度重视档案转调工作,为确保档案信息完整准确。各班必须将全体学生的档案手续办理完毕后,档案室方能在毕业生《离校通知单》上盖章。
附件1:《转档申请》
附件2:《档案留校申请》
附件3:《2019届毕业生转档工作班级负责人登记表》
附件4:《2019届毕业生档案转调登记表》
(附件3和4请从长医毕业生档案负责人群(群号:609719071)共享下载)
长沙医学院
2019年4月25日