长医发〔2016〕45号
第一章 总 则
第一条 为进一步推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化,提高公文质量和公文处理工作效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),《教育部公文处理规定》(教办〔2013〕7号)、《湖南省党政机关公文处理工作细则》(湘办发〔2012〕40号)等要求,结合学校实际,制定本办法。
第二条 本办法所指公文,是指学校及各行政处(室)、院(系、部、所)、附属第一医院、衡阳校区(以下简称各单位)在管理过程中形成具有法定效力和规范体式的文书,是依法治校和进行公务活动的重要工具。
本办法所称公文处理,是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 各单位负责人应当高度重视公文处理工作,加强本部门公文处理工作的领导和检查。各单位应确定专职人员负责公文处理工作。
第四条 校办公室是学校公文处理的管理机构,负责学校的公文处理工作,并指导其他各单位的公文处理工作。
第二章 公文种类
第五条本办法所指公文种类主要有:
(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。一般用于学校对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,设置机构(组织),变更或撤销不适当的决定事项。
(三)通告。适用于学校在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(四)意见。适用于学校对重要问题提出见解和处理办法。
(五)通知。适用于学校(或学校授权的职能部门)转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求相关单位办理、周知或执行的事项;学校批转职能部门的公文,发布规章,任免人员。
(六)通报。适用于学校表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(七)报告。适用于学校向上级单位或各单位向学校汇报工作、反映情况、答复询问。
(八)请示。适用于学校向上级单位请求指示、批准。
(九)批复。适用于学校答复下级单位请示事项。
(十)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(十一)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十二)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第六条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发单位和印发日期、页码等组成。
第七条以学校名义向上级单位(业务指导部门)报送的重要公文,以学校或校办公室名义下发的文件,统一由校办公室参照有关规定和《党政机关公文格式》(国家标准GB/T9704-2012)有关规定执行。
第八条以学校名义在不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准有关事项等,第一页一律使用“中共长沙医学院委员会”或“长沙医学院”格式纸,公文印制格式参照第九条有关规定。
第九条各单位上报学校的公文为报告、请示两种,一般要求按照如下公文格式印制:
(一)如无特殊情况,一般使用国际标准A4纸(210mm×297mm)打印,左侧订口为28mm±1mm。
(二)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成,联合行文时,使用主办单位的发文字号。我校公文发文字号统一编为以下类别:
1.对内行文
(1)学校党政公文
校务委员会公文………………………………长医校发
党委公文………………………………………长医党发
行政公文…………………………………………长医发
纪委公文………………………………………长医纪发
工会公文………………………………………长医工发
团委公文………………………………………长医团发
(2)二级单位发文
党委办公室……………………………………长医党办
宣传统战部………………………………………长医宣
校办公室…………………………………………长医办
教务处、评建办…………………………………长医教
组织人事处………………………………………长医人
科研处……………………………………………长医研
财务处……………………………………………长医财
国际交流处………………………………………长医际
学生工作与就业处………………………………长医学
发展规划处………………………………………长医规
招生办……………………………………………长医招
监察处……………………………………………长医监
审计处……………………………………………长医审
资产管理处………………………………………长医资
基建处……………………………………………长医基
后勤处……………………………………………长医勤
保卫处……………………………………………长医保
成人教育处………………………………………长医成
2.对外行文
上级党委…………………………………………长医党
上级单位…………………………………………长医
同级、不相隶属单位……………………………长医函
(三)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,公文字体用三号加粗仿宋字体,居中,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(四)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称。
(五)正文应当文字简洁,表述准确,条理清楚,直述不曲。使用四号仿宋字体,行距不小于单倍行距,页边距30mm以上。
1.人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
2.结构层次序数,第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1”、第四层为“(1)”。
3.一般情况下,公文应使用规范化简称。文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。
(六)公文如有附件,应当在正文之后、报文单位落款前注明附件序号和名称。
(七)“请示”应当在报文日期之下用“()”注明联系人姓名和电话。
(八)成文日期,以领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发单位领导的签发日期为准。
第十条 上行文及平行公文应加盖发文单位公章。会议纪要不加盖公章。公章盖在发文单位落款位置的正中央,要求不压正文,下压日期。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要,注重实效。联合行文,单位不宜过多。
第十二条 应根据行文目的、发文单位职权和与主送单位的关系正确选用公文种类。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告,因特殊情况必须越级请示或报告时,应由本单位负责人签发,并抄报被越级的上级单位。
第十四条 校办公室根据校务委员会、校党委授权可以向学校各单位、党委各部门行文。
各职能部门可就各自职权范围内的事项行文。相关职能部门间对同一问题未经协商一致,不得各自行文。
第十五条 “请示”应当一文一事,一般只写一个主送单位。“报告”不得夹带请示事项。
第五章 发文办理
第十六条 发文办理,是指制发公文的规程,包括草拟、审核、签发、缮印、复核、用印、分发、归档等程序。
本办法所指的发文办理,适用于校级发文办理,即以学校(“中共长沙医学院委员会”或“长沙医学院”)名义制发公文的过程。各单位的发文办理,参照本办法执行。
制发校级公文,一般通过长沙医学院办公自动化系统进行流转,特殊情况下,通过纸质文件流转,应填写“长沙医学院发文审批单”。
(一)草拟
以学校名义发出的综合性文稿,如综合性报告、年度工作计划和工作总结、大型活动材料、重大事项报告等,由校办公室牵头组织有关部门共同拟稿;其余属职能部门业务范围内的文稿,由职能部门拟稿。
(二)审核
以校级名义拟定的公文,原则上由承办单位负责人要严格初审(涉及其他单位,应商请相关单位负责人),审核重点:承办单位负责人要确保文稿的真实性、准确性,特别是要注重业务文稿的专业性、相关统计数据的一致性。初审后送校办公室进一步初审,审核重点是:是否确需行文,是否符合行文规则,公文内容与现行政策是否衔接、与学校有关规定是否相一致等。对于不符合要求的文稿,校办不予受理,退回拟稿单位重新修改后再进行审核。各单位送校办公室审核的文稿,最迟应于报送前两天送达。
所有公文经初审后,视公文的重要程度,报校领导审定:综合性、重要性的公文报主管校领导和相关校领导审定,再报校长审定;一般性的公文,报主管校领导审定。
各单位如确有急需上报的公文及有关材料,为不影响上报公文的时间,只要有校主要领导或分管领导的同意和签名,校办公室可立即办理。事后,相关单位再补办公文行文的流程手续。
(三)签发
凡以学校名义制发的综合性、重要性的公文,先由校相关领导会签,最后由校长签发;业务性的专项公文,原则上由主管该项工作的校领导签发,重大事项公文再报校长签发;属一般工作性质的公文,可由校分管领导签发;几个单位联合拟定的公文,需由相关单位负责人会签后,再报相关校领导会签,最后由校长签发。
(四)缮印、复核
以学校名义发出的公文,经审核签发后,由校办机要秘书统一登记、编号,送校办文印室缮印。为避免错漏,以上各种公文的校对,一律由拟稿人(单位)负责。复核要严肃认真,一丝不苟,重要公文要做到多次复核。
(五)用印、分发
公文印好后,交由校办机要秘书在文件未页加盖单位印章。拟稿人(单位)负责公文的分发与送达。公文发出后,发现错误,应当及时追回更正。
(六)归档
公文发送后,拟稿人(单位)负责将缮印好公文一式二份与文稿、文稿附件和领导批示交校办机要秘书及时收齐归档。
第六章 收文办理
第十七条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、传阅、承办、督办、回复等程序。
(一)签收
校外来文由校办公室公文处理人员签收,并注明签收时间。
(二)登记
校办公室对上级单位或其他单位来文的标题、密级、字号、单位以及收文日期、收文编号、份数、上报日期等在收文登记簿上逐项填写清楚,并视情况记载办理要求。紧急公文应当明确办理时限。
(三)拟办
非密件由校办公室填写“长沙医学院公文处理单”并提出拟办意见,呈校领导批示或转有关单位办理,需两个以上单位办理的,应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。密件按照有关保密规定办理。
(四)传阅
根据校领导批示和工作需要,校办公室将公文转送传阅对象阅知或者办理。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延传。
(五)承办、督办
公文承办单位和个人应按照领导批示和公文要求认真、及时办理。校办公室及时了解掌握公文的办理进展情况并做好详细记录,督促承办单位按期办结。校办公室要做到紧急公文跟踪督办,一般公文定期督办。
(六)回复
公文的办理结果应当及时回复来文单位,并根据需要告知相关单位。
第七章 公文归档
第十八条 公文办理完毕后,各单位应当根据国家法律法规及学校有关规定及时将公文和有关材料整理归档。个人不得保存应当归档的公文。
第十九条 归档范围内的公文,应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理,保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况。涉密公文应按照保密规定单独归档,以便于保管和利用。
第二十条 学校收文、发文的立卷、归档由校办公室负责。
第二十一条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定及时定期移交档案管理部门。
第二十二条 单位撤销时,应当将归档的公文整理后按有关规定及时移交档案管理部门。
第八章 公文管理
第二十三条 公文由相关单位和校办公室对公文、审批处理单、公文有关的附件材料统一收发、审核、用印、归档和销毁。各单位应建立健全本单位公文处理的有关制度。
第二十四条 校内相关单位合并时,全部公文应当随之合并管理。工作人员调离工作岗位时,应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第二十五条 不具备归档和存查价值及存档后多余的公文,经过鉴别并经主管单位负责人和校领导批准后销毁。销毁秘密公文,应统一由校办公室按照国家规定的保密程序进行。
第九章 附 则
第二十六条 在公文办理中,对学校工作造成不良影响和重大失误的相关单位负责人和负责办理的工作人员,依据学校有关规定实行问责。
第二十七条 涉及外事的公文,按照外事工作有关规定处理。涉密公文,按照保密工作有关规定处理。
第二十八条 本办法同样适用于学校的信息化电子公文处理。电子公文处理工作的具体办法根据学校工作实际做适当调整和修订。
第二十九条 学校以往发布的有关公文处理的规定,凡与本办法不一致的,以本办法为准。
第三十条 本办法由长沙医学院办公室负责解释。
第三十一条 本办法自发布之日起施行。