一、接待原则
1.以校为本,加强联络。接待工作要主动围绕学校中心工作开展,加强联络,交流信息,争取各级政府和主管部门及兄弟院校对学校的支持,为学校建设发展营造良好的外部环境。
2.对等对口,分工协作。接待工作原则上坚持对等对口接待,由校办公室和相关单位、部门共同组织实施。
3.务实节俭,热情周到。接待工作既要严格执行党和国家有关规定,严格控制接待费用支出,杜绝铺张浪费,又要遵循通行礼仪标准,尊重民族风俗习惯,精心组织,热情服务,不断提高接待水平,认真完成接待任务。
二、接待规格及分工
1.重要接待
党和国家领导人、省部级领导和市级主要领导来校视察指导;上级单位或部门领导来校检查、巡视;兄弟院校校长、书记带队来校考察交流等,校长、书记及全体校领导参加接待。校办公室负责全面接待工作,有关处(室)、院(系、部)密切配合。
上级主管单位领导带队来校检查、评估、验收、参加重要会议、活动;当地区级主要领导来校商谈重要工作;有实质性合作单位的领导来校洽谈商定工作,原则上校长、书记和主管校领导、相关校领导参加接待。主要业务部门应提前1天以上通知校办公室,校办公室和主要业务部门牵头负责接待及有关事务性工作,有关处(室)、院(系、部)密切配合。
国(境)外学校代表团和特邀外宾来校访问,原则上校长、书记和主管校领导、相关校领导参加接待。国际交流处应提前3天通知校办公室,由校办公室和国际交流处负责接待和相关事务,有关处(室)、院(系、部)配合。
2.对等接待
上级主管单位相关处室领导来校指导检查工作;兄弟院校副职带队来校座谈交流;地方街道政府机关、企事业单位、群众团体主要负责人来校商谈工作;与学校有实质性合作的单位领导来校了解相关情况等,原则上由主管校领导参加接待,相关处室要牵头负责做好接待方案和接待工作,并提前2天通知校办公室,校办公室统筹协调相关处室参与接待。
3.一般接待
兄弟院校干部教师、教研员或其他政府部门一般工作人员来校交流、学习、参观,由对口部门负责接待,原则上由分管校领导参加或看望。对口部门应提前1天报校办公室备案。来校人员的接待如涉及我校两个以上部门、单位的,由校办公室根据实际情况协调安排主要接待部门牵头负责,相关部门配合做好接待。
三、接待工作程序
(一)接到通知
校办公室和相关处室接到上级部门、兄弟院校等单位领导来校指导、检查、考察等的来函、来电、通知或校领导的指示后,要将来宾的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务、来校目的任务、联系人及联系方法、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班等情况及时了解清楚,相关处室要负责通报校办公室。
(二)制定方案
校办公室根据来宾规格情况,及时报告相关校领导,并按校领导的批示意见,由校办公室或相关处室负责做好“接待工作方案”,校办公室要统筹安排好接待工作。“接待工作方案”主要内容如下:
1.明确意向:明确来宾一行人员的职务、来校及离校时间、从何地来校、来宾来校的主要目的和活动内容;
2.行程安排;
3.参加接待的校领导;
4.参加接待的处室人员;
5.相关处室工作职责;
6.经费预算;
7.工作要求。
接待方案经校领导审定后,由校办公室或牵头处室呈送给相关校领导,并分发给相关单位,各单位要提前做好准备工作。在实施过程中,如有变动校办公室或相关牵头处室要及时报告学校领导并通知相关单位。
(三)现场接待
根据批准的方案,请相关领导参加现场接待,校办公室、相关处室按方案要求做好会场布置、材料准备等各项工作。
(四)做好总结
重要接待结束后,牵头的校办公室或相关处室要做好工作总结,并报校领导审阅。校办公室将重要接待的工作方案、接待总结等材料存档备查。
四、接待工作职责
(一)重要接待职责
由校办公室牵头负责做好接待方案、资料准备与摆放、印制活动手册及联系电话、就餐餐桌坐席摆放等相关组织协调工作,各相关处室密切配合,服从调配,按各自工作职能做好相关接待工作。经费由校办公室负责借支与报销,借条、领条应提前2天报财务处。
(二)对等接待职责
由相关职能处室牵头做好接待方案,准备相关汇报材料,做好会场布置、印制活动手册及联系电话、就餐餐桌坐席摆放等接待服务,校办公室做好组织协调,相关处室按各自工作职能全力配合。经费由牵头职能处室负责借支与报销,借条、领条应提前2天报财务处。
(三)一般接待
由相关处室负责向相关校领导汇报,并做好接待服务工作,校办公室做好协调服务工作。经费由牵头职能处室负责借支与报销,借条、领条应提前2天报财务处。
五、接待工作要求及标准
(一)迎送
上级部门领导和兄弟院校校级领导来校,原则上安排在校内接送,根据需要可安排车辆接送。省部级以上重要领导来校,根据需要安排接送站。重要领导要通知有关校领导迎候、探望、送行。参加接待的工作人员应提前到达指定地点,检查落实情况,确保万无一失。根据来宾来校活动日程,帮助来宾安排返程等事宜。
(二)住宿
根据来宾身份、人数、性别,预订招待所或宾馆。接待上级单位来我校指导工作的副厅级以上(含副厅级)的领导和学校邀请的来校进行学术交流的院士以及兄弟院校校级领导可以安排商务间,其他一般安排标准间。房间内不添置豪华设施,不增配高档生活用品。房费原则上由来宾自己支付,特殊情况,经校领导批准,可由学校支付。
(三)用餐
严格执行有关规定,不提高接待标准。来访期间可根据需要安排1次正式宴会,其余安排工作餐。正式宴会应严格控制陪餐人数、用餐标准及供酒规格;工作餐原则上只安排1人陪同。会议接待提倡自助餐,以本地家常菜为主。正式宴会,要摆放席卡。安排正式宴会时要注意客人的民族习惯、饮食习惯等问题。接待人员要负责来宾的司机和工作人员的就餐安排。
(四)用车
严格执行有关规定,精简用车,减少随行车辆,简化迎送环节。重要接待和对等接待的重要客人,如需要用车,由校办公室负责安排车辆,或由相关牵头接待处室提前向校办公室报“用车计划表”,主管校领导审批后,校办公室统一协调安排车辆。
(五)汇报、座谈
召开汇报会或座谈会,根据接待方案的要求邀请相应的校领导和部门负责人参会。会场布置应简约,会议桌上摆放领导座签、相关材料、会议议程、稿纸、笔等,原则上不摆放水果、糖果、香烟等。
(六)学校重大接待工作任务由护理学院负责组织服务志愿者协助校办公室做好接待工作。
(七)外事接待参照以上标准按对等原则执行。
六、接待工作人员规范
(一)接待工作人员应根据学校领导及来宾要求,做到热情诚恳、周到细致、行为规范、精简高效,以高度的事业心和责任感完成接待任务。
(二)接待工作人员应严格遵照各项规定,按照“接待工作方案”工作要求,认真做好接待,不得擅自作出决定和承诺。
(三)接待工作人员应加强学习和培训,掌握接待工作的规则、接待服务知识和礼仪规范,熟悉学校校史校情,了解地方风土人情,着装整洁,举止大方,保持良好的精神风貌,不断提高业务能力和接待水平。
(四)对工作失职造成接待工作重大失误和对学校形象造成重大影响的相关处室负责人和负责接待的工作人员,依据学校有关规定实行问责。
本办法自印发之日起施行,原有相关规定与本办法不符的以本办法为准。本办法由校办公室负责解释。