第一章 总则
第一条 为加强我校档案管理工作、提高档案工作水平,更有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》和《湖南省档案管理条例》等规定,结合我校实际情况,制定本办法。
第二条 本办法所称长沙医学院档案,是指学校在教学、科研、生产、管理以及其他各项活动中直接形成的产生的反映我校真实面貌,对学校和社会具有保存价值的各种文字、电子文件数据、图表、声像、光盘、磁盘等不同载体形式的历史记录材料。
第三条 档案工作是学校各项工作的重要组成部分,是提高办学质量的基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校必须把档案工作纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。
第四条 学校各部门在档案工作中应逐步做到“三纳入”、“四同步”,即:将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划,纳入考核管理机制,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 领导体制和机构设置
第五条学校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导,同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第六条学校在校长领导下做好档案工作,有一名校领导具体分管档案工作。
第七条学校档案室隶属于办公室。它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的场所。全校各部门的档案工作接受档案室的监督、指导和检查。
第八条全校各部门必须加强对档案工作的领导,确定一名负责人分管本部门的档案工作,并配备一名兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。
第三章 人员及岗位职责
第九条档案室专职管理员的职责
(一)宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规、政策规定,执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范;
(二)建立健全本校档案工作的规章制度和业务规范,对各单位档案工作进行监督、指导和检查;
(三)负责本校档案及有关资料的收集(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护等工作;
(四)积极开展档案宣传、咨询活动,做好档案开放和利用工作;
(五)组织全校专、兼职档案工作人员业务培训工作;
(六)开展档案学术研究和交流活动;
(七)严格执行保密制度,负责保密资料的管理工作;
(八)校长资料的分类、整理、装订。
第十条各职能部门档案工作负责人的职责
1、行使分管档案工作的职责,组织制定本部门的档案工作实施办法及有关规定。把档案工作纳入部门工作计划、管理制度和管理人员职责范围,在布置、检查、总结、验收各项工作中,同时布置、检查、总结、验收档案工作。配备具有较好政治、业务素质的兼职档案员,并保持相对稳定。
2、督促本部门工作人员注意文件材料的形成、积累、保管、移交,积极配合兼职档案员的归档工作。
3、督促、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程。
4、检查本单位兼职档案员履行职责情况,保证工作时间并计算工作量,为本部门档案工作解决实际困难。
第十一条各职能部门兼职档案员的职责
1、遵循档案法规、政策和学校档案工作制度开展工作。
2、负责本单位文件材料、电子文件、声像材料、实物等的收集、积累、保管、整理、立卷归档工作。
3、坚持平时立卷的原则,归档案卷做到组卷合理,编写页码准确,卷内目录打印规范,案卷目录简明扼要,装订整齐等。
4、注意与纸质文件对应的电子文件的收集归档。
5、注意文件材料的安全和保密工作。
6、积极参加业务学习和总结交流,掌握档案工作基本知识,不断提高业务水平。
7、加强与档案室的联系,积极提出改进工作的意见,及时向主管领导汇报工作。
第四章 经费、设备和库房
第十二条根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第36条规定,高校档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。学校各单位应对用于保存本单位归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。
第十三条学校要有计划地为档案室配置复印、恒温、恒湿等适应档案现代化管理需要的设备,如计算机、扫描仪、复印机、空调、去湿机、密集架、装订机等。
第十四条档案室用房实行办公室、阅览室、库房三分开原则。档案库房的设置应符合档案保管要求,不宜设在楼顶或一楼(禁止设在地下室),库房面积要求有15—20年的预留空间。
第十五条高等学校应当设立经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案室(馆)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第五章 档案的立卷、归档、移交和接收
第十六条各部门的档案材料必须按照规定向档案室移交,进行集中统一管理。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第十七条建立和完善部门立卷和课题组立卷归档制度,并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。
第十八条学校对重大科研成果和基本建设工程等进行鉴定、验收时,必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。
第十九条学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案室移交。
第二十条档案文件材料的保管期限划分为永久、长期和短期三种:
(一)凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;
(二)凡是反映学校一般活动,对学校和社会有长期查考利用价值的,列为长期保管,保管期限为十六至五十年;
(三)凡是短期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管,其保管期限为十五年以下。
第二十一条长沙医学院档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、后勤、仪器设备、出版、外事、财会、声像、人事等十一大类(各类文件材料的具体归档范围另见相应类别的档案工作规范)。
第二十二条归档的档案资料应质地优良,书绘工整,声像清晰,不能用易褪色、易变质的材料书写,不能有金属物装订,符合有关规范和标准的要求。
第二十三条归档时间和手续为:
(一)学校各党政部门和能按年度归档的部门,应在次年六月底前归档;
(二)各教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档;
(三)科研、基建等部门,应在项目完成后两个月内归档;
(四)形成人事档案材料的部门应按要求在材料形成后的一个月内送交人事档案室归档。
(五)档案的移交、接收必须履行相应的手续,填写移交清册一式二份,并由交接双方签名盖章。
第六章 档案的保管与利用
第二十四条档案的保管必须配置专用库房,配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。
第二十五条档案部门要对档案资料进行科学分类、鉴定、编号和排列。切实做好各项档案保护工作,及时消除各种安全隐患,发现问题及时处理,确保档案资料安全。
第二十六条学校及各基层单位应积极支持档案工作,确保必要的业务经费,采用先进技术和设备,不断提高档案的科学管理水平,实现档案管理的现代化。
第二十七条档案室会同有关部门对保管期限已满的档案进行鉴定,提出销毁或延长保管期限的意见。将销毁的档案材料应登记造册报经分管校领导批准后,方可销毁。销毁档案时必须有两人监销,批准人和监销人应在销毁清册上签字。各类档案收进、移出、利用和销毁情况应进行统计和分析,按照有关规定,将其结果报送上级主管部门。
第二十八条对已归档的文件材料,未经许可和办理相应的手续,不得擅自涂改、撤换。
第二十九条对于符合开放利用条件的档案,其查阅利用要求参见文书档案、科技档案等借阅管理规定。
第七章考核、奖励与处罚
第三十条建立档案工作检查、考核制度,明确岗位责任制。
1、对于在档案工作中,做出突出贡献的部门和专、兼职档案工作人员,给予表彰或奖励。
2、对职能部门档案工作业绩实行认可制,凡经档案室考核不合格,限期改正,仍未达到要求的,考核等级不能评为“优”。其考核要求参见学校档案考核标准。
3、档案室于每年九月中旬向全校通报档案移交情况。
第三十一条对违反《档案法》,玩忽职守造成档案损失的,要根据情节轻重,依照《档案法》严肃处理,直至追究法律责任。
第八章附则
第三十二条本办法自发文之日起执行。原《长沙医学院档案管理暂行办法》(长医办字〔2006〕3号)废止。
第三十三条本办法由档案室负责解释。