一、保守学校秘密关系学校的安全和利益,是学校教职工的义务和职责,各部门工作人员必须严守党、国家和学校的秘密,遵守保密守则,按照《保密法》规定程序依法办事。
二、全校教职工必须做到:不该说的秘密,绝对不说;不该问的秘密,绝对不问;不该看的秘密,绝对不看;不该记录的秘密,绝对不记录;不在非保密本上记录秘密;不在私人通讯中涉及秘密;不在公共场所和家属、子女,亲友面前谈论秘密;不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料;不在普通电话、明码电报、普通邮局传达秘密事项;不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
三、建立健全收发文制度,各部门要有专人负责履行文件登记、管理和存档工作,发现属于学校秘级文件资料丢失、被窃、泄密时,必须立即报告,及时追查,力挽损失。
四、各部门年终清退与本部门无关的并无保存价值的文件和刊物,必须进行销毁或碎纸处理,不得擅自出售。
五、档案专、兼职管理人员对秘密档案材料应严加管理,严格传递、借阅手续,如需借阅者,须经分管领导批准,并在档案阅览室内查阅,不准带出档案室,不准摘抄;档案人员未经批准,不得擅自扩大利用范围,以确保档案的安全。
要害部门保密安全管理制度
(一)要害部门范围:财务室、文印室、档案室。
(二)保密安全管理要求:
1、根据“谁主管、谁负责”原则,党政一把手对学校要害部门管理负全面责任,制定严格的保密防范措施,并组织实施。
2、与本职工作无关人员不得随意进入要害部门,因工作关系需经单位领导同意后,才能借阅有关资料和进行公务活动。
3、贵重物品、现金、票证落实专人负责,责任人要认真做好保管、使用、防火、防盗、防潮、防爆及保密工作,对要害部门认真落实人防、物防、技防措施,防范于未然。
4、建立要害部门管理呈报制度,要害部门安全值班及交接班登记制度,要害部门管理责任追究制度,并建立要害部门处置突发事件预案。
5、建立各要害岗位保密安全责任制,开展经常性安全保卫保密检查,针对存在隐患及时整改不留后患。
(三)责任追究:
要害部门管理责任人或部门因失职或管理不善造成事故的,对责任人或部门进行处罚,直至追究泄密刑事责任。
档案保密管理制度
(一)档案实行统一管理原则。各部门新增档案材料,由各部门兼职档案员负责收集本部门在工作中形成的有保存价值的文件材料送交档案室,进行鉴定、编号、归档,并按规范程序办理移交手续。
(二)档案库房必须具备保密的条件和良好的安全防范设施。
(三)定期进行库存档案的清理核对工作,做到账、档、卡相符,对破损或载体变质的档案要进行修补和复制,保证档案的完整。
(四)应根据国家和有关部门制定的档案分类编号办法和保密规定,严格、科学、规范地进行档案分类编号,确定保管期限和档案鉴定工作。
(五)借阅档案资料要注意保护和保密,不得擅自复印、拍照,更不得涂改或在档案上做任何标记、抽换、损坏,必须保证档案的整洁,不得丢失泄密,如发现丢失泄密现象,应按保密规定立即向学校报告,并采取相应补救措施。
(六)档案管理不得擅自扩散的范围:
1、未经公布的档案工作统计数字。
2、正在研究、尚未做出结论的干部调配、内部评议问题。
3、历史档案及其编研材料中涉及个人隐私的部分。
(七)对秘密档案资料应严加管理,严格传递、借阅手续。如需借阅须经领导批准,并在档案阅览室内查阅,不准带出档案室,不准摘抄,不得擅自扩大利用范围,以确保档案的安全。
送阅、传阅文件保密管理制度
(一)呈送领导人指示的文件,应进行登记,领导人批示后,应退还办文部门,领导人之间不得横向传批文件,不应把批文直接交承办部门。
(二)传阅文件一律采取直传方式,经管文件的人员应逐件登记送阅文人,阅后退回,要清点份数,阅文人之间不得横向传阅。
(三)传阅文件一般每次不得超过两天,急件阅后即退,不得任意积压与延长时间。
(四)传阅夹内的文件,不许随意抽取。若因工作需要,必须经收发人员同意,并办理借阅手续。不得擅自扩大文件的传阅范围。
(五)文件阅毕后,必须签注姓名(全称)及时间。
(六)传阅文件必须注意保存与爱护,不得污损或丢失。
(七)凡发给领导干部圈阅的各类文件,在年终必须按规定清退。
会议保密管理制度
(一)召开秘密程度较高的重要会议,会前应与保卫部门联系,共同采取安全保密措施,并对与会人员进行保密教育,规定保密纪律。
(二)涉及学校秘密内容的会议,应选择具备安全保密条件的会议场所,严禁使用无线话筒传达密件和向室外扩音。
(三)凡传达秘密文件,—定要按文件规定和上级指示办理,不得擅自扩大传达范围。
(四)严禁无关人员进人会场,对需要列席会议的人员,应将名单呈报主管会议的领导审定。
(五)凡规定不准记录的会议内容,与会人员不得记录,并不得携带录音机进入会场录音。
(六)严禁复印会议秘密文件、资料,确因工作需要复制的,必须经过批准,并标明密级,到指定地点复制。
(七)会议期间复制的秘密文件,必须统一编号,登记分发,发给与会人员的文件,必须妥善保管,不得遗失。
(八)与会人员不得以任何形式对外泄露会议秘密内容,新闻部门不得公开报道会议秘密事项。
(九)会议结束后,要对会议场所进行保密检查,查看有无遗失的文件、资料、笔记本等。
领导干部保密工作责任制
(一)领导必须模范遵守保密法律、法规和下列保密责任制。
1、不泄露知悉的学校秘密。
2、不在无保密保障的场所阅办秘密文件、资料。
3、不在家属、亲友、熟人和其他无关人员面前谈论涉及学校秘密事项。
4、不在私人通讯及公开发表的文章、著作中涉及学校秘密内容。
5、不得携带秘密文件、资料参加社交活动。
6、不在接受来访和采访活动中涉及学校秘密。
7、阅办完毕的秘密文件、资料应按规定及时清退、归档。
(二)学校领导阅办秘密文件、资料和办理其他涉及学校秘密的事务,应在办公室进行。
(三)领导因病住院,某些急办秘密文电确需送医院办理的,应指定专人随送随办并及时收回,不得泄露与扩散。
(四)领导及其身边工作人员发生泄密问题,应主动及时向学校报告,并积极配合学校相关部门及时采取补救措施,避免和减少损失。
(五)领导及其身边工作人员故意或者过失泄露学校秘密,情节严重的,学校将依法追究责任。
保密岗位工作职责
为加强对保密工作的领导,切实落实保密工作责任制,严格保守党、国家及学校秘密,保障学校各项工作顺利进行。特制定保密岗位工作职责如下:
(一)领导岗位保密工作职责
1、认真学习执行有关保密规定,把保密工作列入布置、检查、总结工作的内容。要对所属工作人员经常进行保密教育,真正做到业务管到哪里,保密工作管到哪里。
2、禁止用普通电话和无线移动电话交谈保密事项。
3、阅批文件要认真做到“人离文入柜”,“人离门上锁”。阅读完毕的文件、资料随时退还机要、秘书人员或承办人。密码电报及绝密文件要当天退还机要室。对记有秘密事项的笔记本、办公用纸等,要妥善保管,定期清理。
4、参加会议接到的秘密文件、资料,用后要及时交机要、秘书人员登记保管,不准擅自扩大传阅、传达范围。
5、不准将涉密文件、资料带回家中;按照有关规定确需在家中办公、阅读文件的领导同志,要有存放文件的保密设备;不准让家属、子女、亲友阅读秘密文件、资料;取送文件由秘书或机要人员负责。
6、审校、签发文件、刊物稿件时,要同时审核标密情况,把好定密关。
7、不在出国访问、公共场所、社交活动中携带秘密文件。
8、本人发生泄密问题后,要及时向组织和监察处报告,并采取补救措施;下级发生泄密问题后,要及时汇报,设法补救,不准掩盖包庇。
(二)秘书岗位保密工作职责
1、严守纪律,忠于职守,认真执行各项保密制度和规定。
2、一切秘密文件、电报、档案、资料、录音带、录像带和领导同志的笔记、信件等,必须严加保管。密件与普通件要分类存放;密件要存入保险柜,离岗时要上锁,关好门窗。
3、因特殊情况代收秘密文件、密码电报和档案材料时,不得私自拆阅,并及时办好移交手续。
4、收到密件要认真核对、登记,及时送领导阅批,或按保密规定妥善处理。
5、传送秘密文件、资料要严格实行签收制度,按规定范围单线传阅,不得横传,随时挂号销号,及时催阅;不得擅自翻印、摘抄转载、公开引用。
6、秘密文件的成文草稿或多印件,视同正式文件登记、保管、归档或销毁。
7、发现密件丢失或下落不明,要立即报告学校,并抓紧查找,采取补救措施。
8、尚未公开的涉密的领导同志讲话、谈话和批示,以及尚未公开的涉密的会议时间、地点、与会人员、内容及会议文件、资料、记录、录音、录像等,不得向外泄露。
9、定期检查、清理、清退、销毁文件。销毁文件要执行登记、审批、监毁制度。严防将秘密文件、资料和文件底稿随同旧报纸等出售。
10、对会议记录和有关文件、资料要严加保管,及时立卷归档。
11.工作调动时,应将负责保管的文件、电报、资料、保密本等载体移交给组织指定的人负责接收,不准带走。
(三)文印岗位保密工作职责
1、凡带密级文件,没有领导签字不得私自复印。复印的秘密文件:绝密级的,须经原制发机关批准后才能复印;机密、秘密级的要由学校院级领导批准方能复印。要严格控制份数,复印件要按原件一样管理。
2、严格保管承印的秘密文稿、资料及有秘密内容的磁盘。
3、严格遵守保密纪律,打印、复印的涉密文稿的内容不得传播,不得让无关人员阅看,不得私自多印留存。
4、打印的密件废页、蜡纸应及时处理,不得让无关人员阅看。
5、印刷车间、文印室内,禁止无关人员逗留、参观,严禁会客。
(四)机要收发岗位保密工作职责
1、切实做好秘密文件的登记、传递和管理工作。
2、对收件要认真进行核对,及时登记、分发并履行签收手续。
3、严格遵守明电明复、密电密复的规定,严禁明密电混用。
4、分发文件要直送各部门有关机要、秘书人员或领导同志签收,不得找人捎带或代收。
5、递送文件要直达收文部门,不得托人捎带,严禁携带机要文件到公共场所。
6、凡领导亲启密件,送亲启者签收;如亲启者不在,要交领导指定的专人代收。
7、外出递送绝密文件要坚持二人同行,做到文件不离人,人在文件在。
8、禁止无关人员在机要室、收发室停留,严禁无关人员翻阅文件、信件和其他文件。
9、办公室内无人和下班时,要关好窗户,锁好门。
试卷保密管理制度
(一)国家级考试试卷
1、根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和教育部、国家保密局《教育工作中国家秘密及密级具体范围的规定》(教密[2001]2号)的有关规定,国家级考试的试卷在启用前和使用完毕前按国家机密级事项进行管理,任何单位或个人不得泄露。
2、试卷保密期间应配备负责人两名、值班巡逻人员四人以上(含四人),其中公安(武警)人员至少两名。负责人及值班巡逻人应具备良好的思想政治素质和身体素质,保密观念强,坚持原则,忠于职守,严格遵守纪律,工作认真负责且为当年无直系亲属参加本次考试的省、地、县级教育行政或考试机构、高等学校的正式在职在编人员和公安(武警)人员。
3、确定一名主要负责干部担任试卷保密室负责人,全面负责安全保卫、保密工作及试卷的接收、保管和发放工作。试卷的发放接收要当面清点试卷袋(光盘)数量,履行交接手续,填写试卷接收和发放单。
4、保密室巡逻人员实时监控试卷保密室内屋的情况,负责保密室外屋及外围的安全保卫,填写值班记录及巡逻表,随时向保密室负责人报告保密室的情况。试卷保密室负责人和值班巡逻人员上岗前应接受安全保密教育,学习《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密实施办法》,熟悉试卷的收发要求和手续。
5、教务处设置专用的试卷保密室,保密室房间必须为钢混(或砖混)结构的套间,具备防盗、防火、防潮、防鼠功能,配备铁门、铁窗、铁柜,套间的外屋供值班、巡逻人员使用,内屋用于存放试卷,内外屋之间须安装防盗门,应保证外屋可观察到内屋的情况。试卷保密室要配备报警和监控设备及值班固定电话,并保证这些设备在试卷保密室使用期间一直处于正常工作状态。试卷保密室使用期间的监控资料由考点至少保存到考试结束半年。
6、考试工作人员发现漏封、破损或其他影响正常考试的试卷,试卷保密室负责人须报告省教育考试院有关负责人,由指定的专人(两个以上)进行技术处理;对接触外漏试题内容的人员应采取有效隔离措施。
7、试卷保管期间的监控录像由监察部门负责实施6小时回放审看制度,即每隔6小时回放一遍前6个小时录像。回放审看后做好详细记录并按时按要求在教育部“考务系统”中填报,发现可疑情况第一时间上报。
8、试卷流转环节必须全程监控,自领取试卷到送交试卷的每一个环节的经手人都要逐一核查并签字确认,确保试卷绝对安全。
9、在试卷保管期间,如发生泄密、失盗、严重损毁、涂改等重大事件,应立即报告监察部门及省考试领导小组办公室,并立即采取措施,保护现场,防止事态扩散。
10、试卷保密室负责人和值班巡逻人员不执行相关工作规定,发生试卷泄密、失盗、损毁、涂改等重大事故,按有关规定追究其责任;触犯法律的,依法律法规追究其刑事责任。
(二)校内考试试卷
1、各学院确定专人负责试卷管理工作。试卷管理人员应具备良好的思想政治素质,保密观念强,坚持原则,忠于职守,严格遵守纪律,工作认真负责。
2、各学院应配备专门的试卷保存柜用于存放考试试卷,试卷保存柜的钥匙由试卷管理员掌管,对于印刷前后的试卷,均要严格实施保密措施。
3、试卷的接收、送印、考试领卷等交接过程中均应有签字记录。试卷在转移过程中,要做到卷不离人,如遇意外情况,应立即报告学校监察处等有关部门,并迅速作出处理。
4、承印试卷的学校文印室(或印刷厂),要由专人专柜保管收印的试卷。印卷期间,不准任何无关人员进入印刷场地。印卷结束后要进行彻底清理,废纸废卷要销毁处理。印好的试卷全部要及时放入试卷保密柜。
5、考试完毕后,答卷要存放于加锁柜内。经评阅及已登录成绩的试卷,按清单清点并按规定装订后放入教学档案室,并按规定期限保存。
6、如学生对成绩有异议,可申请成绩复查,查分由学院教务处批准并负责落实;凡改动卷面评分须经教师签字确认,学院教学副院长核准。无关人员不得随便进入教学档案室翻阅已评改试卷。
7、教务处定期进行检查,总结试卷保密工作的情况,使试卷在印刷、分发和保管过程中保密措施不断完善。
8、有关人员不执行本保密制度,发生试卷答卷泄密、失盗、损毁、涂改等事故,将追究有关人员直接责任。