长沙医学院会议室、报告厅使用制度
一、办公楼524会议室、图书馆三楼会议室、办公楼6楼报告厅是全院师生的公共资源,是专门用于召开会议、研讨工作的地方,未经允许,不得挪作他用。
二、公共会议室由院办公室统一管理、6楼多功能报告厅由新闻中心管理,各类设备、设施由专人管理、调试。各处(室)、系(部)召开部门会议必需使用上述会议室时,要及时向院办公室提出申请,办好登记手续后方可使用。
三、各部门申请使用会议室时,需明确使用时间、参加人员等,如有需要院办公室协助办理的事项请提前告知,院办公室可根据实际情况做好相关服务工作。
四、为了避免会议发生冲突,各部门如需要使用会议室、报告厅,需提前2天通知院办公室,大型会议或重要会议需提前一星期(周五上午)通知院办,以便统一安排。需要使用音响、摄影设备的会议请提前1天通知新闻中心准备。
五、如遇会议之间发生冲突,要坚持局部服从整体的原则,学院会议优先于部门会议,部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。
六、开会期间,请爱惜会议室的设备及物品,如投影仪、电脑、空调等,贵重物品由专人负责操作,其他人不得擅自使用和操作。
七、部门召集的会议应自行安排接待人员, 会议期间维持室内清洁,会后应及时清理会议场地, 将移动的桌椅及时放回原位,关闭各种电器,如发现设备故障和公物损坏应及时报院办公室,以便及时修理,保证其他会议的准时进行。
八、本制度从发布之日起实施。